Howtor
我们都是问题的解决者, 收入取决于能解决多大的问题。

《外贸业务员101》

2023-05-22

大家好!我是原点。

写这本书的初衷是给迫切想做外贸业务但缺乏经验(或者刚开始做外贸业务,处于起步阶段)的朋友一些基础的系统化知识和建议,节约宝贵的时间和精力,并能有一个良好职业生涯的开始。

特此将本书版权授予给网站Howtor.Com。也希望这本书能够成为帮助外贸业务菜鸟走出迷茫、走向外贸业务主管或创业之路的超级创业指导攻略。


第1章 – 了解外贸业务员

什么是外贸业务员?

“外贸业务员是从事对外贸易业务的销售人员”,所以我们的工作就是–将产品通过沟通卖给老外

那么外贸业务员平时都做些什么工作呢?举个例子,如果我们是一家做出口贸易的植物油厂外贸业务员,下面的内容将是我们工作中的一个常见例子:

在网上发布了一些自己工厂所产的葵花油的信息,几天后国外某家超市的采购人员看到了发布的信息并主动联系了我们,问了一些价格、付款方式、包装的问题,一番有效而愉悦的沟通后最后决定要买一个集装箱的葵花油,并给你打了预付款,你安排发货,随后也收到了尾款。

上面整个过程就是外贸业务员的工作流程了,简化一点就是:

了解产品-》找到客户(或客户找到你)》沟通-》预付款-》安排走货-》收到全款

看不太懂也没关系,后面会对每个步骤进行拆分、系统地讲解。其实真正操作的时候就会觉得其实非常简单,有些事情就是这样,真正做过一次才明白原来没有想象中的那么难。

不是每个外贸企业都会要求自己的外贸业务员操作上面的所有步骤的,现在有些外贸企业专门设有市场部来开发客户,后面安排走货也有专门的部门来负责,外贸业务员只要负责跟客户沟通就可以了;也有些外贸企业已经有长期稳定的合作客户了,外贸业务员的主要工作是维护这些现有客户。上面举的例子只是现在比较普遍的工作流程,能有一个整体的职业概念。

外贸业务员的收入有多少?有前途吗?

“男怕入错行,女怕嫁错郎”,关于薪资待遇和职业前景,相信是我们选择工作最关心的一个话题了。

外贸业务员的收入构成一般是基本工资+提成+年终奖(或分红)。以青岛为例,基本工资一般会在2000-4000元左右,提成一般是销售额的1-3%(或者是利润的5-30%,不同产品差别较大),年终奖视企业全年的运营情况而定,几千到几十万都有。正常来说,一个在同一个行业有1-2年工作经验,勤奋肯学、运气又不是太差的外贸业务员,年收入达到6位数字是很正常的。

关于外贸业务员的前途,外贸业务员的职业发展方向一般有两种,一个是晋升成为大型外贸企业的销售高管,一个是积累足够经验、人脉和资金后自主创业开公司,这两个方向都有枚不胜举的成功例子。

那么多久才能达到这样的目标呢?这里没有一个准确的答案,勤奋再加上运气不是太坏的话,大约需要2-5年。但是注意一点,在你的职业生涯中尽量不要换行业,否则会将这个时间无限延长!

做外贸业务员最爽的地方和最不爽的地方…

每个工作都有自己的优点和缺点,外贸业务员更是如此。

优点

-高收入。毋庸置疑,一个非常成功的外贸业务员年收入甚至可以超过一家小企业的年销售额,收入之高令人咂舌。一般来说,一名待在一个行业里工作3-5年的老业务员年收入基本都能到六位数字,稍微优秀点的可以到七位数字。我认识一个85后做LED灯的小姑娘,刚工作两年就在深圳买了两套房子了,怎么做到的?聪明、好学!首先她对产品钻研得很透彻,另外还自学了网站建设和网络推广,单单一年用网站的询盘就做了两千多万的订单。总之行业内有数不尽的优秀案例,只要肯吃苦,收入完全不成问题。

-极佳的外语环境。如果你喜欢说英语,外贸业务员绝对是最适合的职业之一了。每天24小时都可以跟老外聊天,无论是邮件还是电话(有很多软件打国际长途并不花钱)。此外,外贸出口企业每年也会定期让外贸业务参加一些国外展会来开发客户,让你有面对面与国外客户沟通的机会。

-稳定。很难相信业务员和稳定联系起来吧,其实外贸业务员是一个不断积累客户、出单的循环过程,等到客户数量积累到一定程度,订单就开始稳定的增长,工作方式、收入、公司地位也就都稳定下来。(每个客户都是由指定业务员跟进,除非业务员离职,极少出现更换业务员的情况)

缺点

-入职门槛相对较高。在招聘网站搜一下你就会发现,外贸业务员的职位要求一般是需要一年以上工作经验,流利的外语沟通能力和基础的外贸知识,这些显然限制了新人进入外贸职场。而新人要做的就是足够优秀,让外贸企业重视肯花时间和精力来培养你。本书会包含一些老资历的外贸业务员都未必了解的业务知识和技能,以及到外贸企业的面试技巧,提高新人在职场中的含金量。

-新人压力大。职业压力是每个行业都会有的,在业务员这行会更加突出。作为新人,足够的抗压能力和适应能力是必须的。

-工作时间不固定。外贸业务员虽然是个朝九晚五的工作,但是非工作时间加班也并不少见。你的客户都是来自不同国家不同时区的,所以有紧急的事情要跟客户电话沟通时,就要牺牲自己的休息时间了。不过,这也给了勤奋的业务员超越别人的机会。

外贸业务员基本素质

有些朋友一直犹豫的不是在想不想做外贸,而是自己能不能做外贸。按照我的经验,只要肯学,哪怕现在你对外贸一窍不通,也不会有太大问题:有太多的成功外贸业务员是从别的行业转过来的,他们当中有货代、报关员、报检员、老师、国内业务员、工厂技术等等等等。

–最基础的英文能力

这里我说“最基础”,是不想让还没接触外贸业务的朋友先被英语这关给吓到了。

大家都是从小学就学英语,一直到高中、大学毕业,说有十年的英语基础不过分吧。觉得自己英文不好的都是不想学的,一开始就否定自己肯定学不好。如果从现在开始努力,开始每天熟背外贸英语三百句,不出两个月英文硬件方面就没有太大问题了。想做外贸业务员的朋友应该都是有点英语基础的吧–“极度痛恨”英文的也不会选择这一行了。

英语方面,花点功夫把商务英语的词汇、句子都给背下来,后面多看点美剧练练听力,随着跟客户的沟通,英语交流能力会很快提高。接触了不少优秀的外贸业务员,其中不乏英文只能勉强过关的,业务同样可以做到公司第一–语言是沟通的工具,客户能清楚地明白就好。记得有个朋友之前是销售海关数据的,每天扫楼(每个楼层一家一家的敲门推销)、打电话,锻炼的沟通能力特别强,英语方面完全没优势,但肯拼、好学,做外贸业务员第二年就做业务经理了。

–了解外贸基础常识

虽然本人大学时我花了几年学这个专业,也考了大大小小各种外贸证书(在那个打了鸡血的年代,连报关证、报检证这些不太沾边的都给考出来了…)。后来从事外贸这一行才发现,实际外贸业务员能用到的知识真是微乎其微。

如果你对外贸完全不了解,希望仔细研读本书第三章的外贸流程方面的内容,有不明白的地方欢迎留言或者问度娘。

–自学能力

既然外贸业务员要求的英文能力和外贸知识储备都不是那么高,那岂不是人人都能做好了?!事实上并没有这么简单,优秀外贸业务员应该是外贸行业的多面手:现在外贸公司的人员配置一般较简单(北方更甚),有些甚至除了一个兼职会计外,全是外贸业务员。这就导致业务员的工作内容较为繁杂:

负责找客户(展会、谷歌或黄页搜索、B2B传产品:产品关键词收集整理、拍照、PS图片、写产品文案、更新产品),跟客户沟通,跟工厂问价格,自己做合同、单据,联系货代,客户催款、安排走货,甚至银行结汇……

这逆天的工作内容也就解释了为什么有相当一部分外贸公司的老板都是外贸业务员出身了。工作看起来虽然比较繁琐,说到底还是熟能生巧的过程。记得当时入行刚出单,信用证、结汇一系列工作都没操作过,自己硬着头皮也顺利走下来了,遇到事儿就多问么。记得当时中国银行的电话都被我打爆了,后来还跟银行的职员成了朋友,呵。所以,自学能力对于外贸业务员来说非常重要。

另外,想要成为优秀的外贸业务员,我们应该学习一项擅长、引以为傲的技能或特长,这才是你与别的外贸业务员不同之处,也是你最“值钱”的地方。我整理了一些所接触优秀外贸业务员的长处,如果有一、两个你做的很好的话,基本上就可以算作一个优秀外贸业务员了:

1.客户开发能力

开发客户是业务员的主要工作,这方面能力强的人,无疑就具备了无与伦比的优势。开发客户的方法有成百上千种,根据每个产品、行业也各不相同,一个优秀的业务员至少要擅长其中一到两种。从书的第四章开始也会讲外贸业务员开发客户的几种常用方法,给大家拓展下思路。

2.沟通客户能力

这里说的沟通能力可绝不单单指的是你的英语口语或者单词量。一个拥有出色沟通能力的外贸业务即使英文不好也能跟客户零障碍沟通。我就认识一英语不是很好的业务大牛,口语实在不敢恭维,整天没事儿就拿个杯子在各个办公室闲逛(他们公司做轮胎出口的,规模非常大,租了整层写字楼),悠哉悠哉地嚷嚷着人生如梦,一眼看去大闲人一个。但是令人想不到的是,这个“大闲人”竟然是全公司连续几个月的销售冠军。我反复分析,这完全得益于他变态的客户沟通能力:他有个徒弟,每次在SKYPE(聊天工具)上与客户聊不下去了、对方不说话了,就请他出马“代聊”,结果每次只要发几个字,客户那边立马又有回复了,牛吧。

3.客户跟踪能力

有百分之八十的客户是在第2-7次跟踪后产生的,客户的跟踪尤为重要。坚持是一个方面,每次跟踪客户的方式方法也都有很大学问–一味每周机械性地给客户发邮件,问客户对产品有没有兴趣,相信没多久就被客户加黑名单了。

一般上规模的客户的采购人员都会先找一定数量的供应商来报价,然后对报价的供应商进行比较筛选(一般价格过高或过低的都不会选用),最后来决定供应商。因为整个采购有一个时间过程,善于跟踪的业务员懂得适时地跟踪客户来加深采购对公司的印象,加大成交几率。这样即使当时未能成单,也可以在客户下次采购时再次营销。

4.大局观

一位经验老道的业务员懂得在沟通的各个阶段使用不同的交流方式,且善于把握整个大局的节奏。再举个例子:有个89年的姑娘(现已结婚,呵)从毕业就一直在一个外贸公司做外贸业务,可以说见证了公司从起步到发展的全过程,出单量一直保持在公司第一(每个月能做到一两百万美金的样子)。她的特点就是大局观相当好,能够牢牢把握住客户的节奏,让客户的思路跟着自己走。这样,公司的几个大客户都是她开发的,出货也都一直很稳定。

5.超高情商

有时优秀的业务员还表现在情商上,这方面的优势可以大大加快客户打款下单节奏。还记得我前面提过一位销售海关数据的姐嘛,她给我的印象就是三个字“高情商”!感觉她跟客户无论遇到什么样的问题,都可以经过一份简单的邮件或者电话来解决掉,这也直接加大了客户黏度和询盘的转化率。像这位姐的询盘转化率最好的月份可以达到20%(收到5封询盘就能成交一个),而且成单的最快时间仅需两天(从收到询盘到客户打款)!

6.用心

如果说前面五个特质都需要在工作中不断积累养成,那么“用心”这点是我觉得外贸新手非常重要也最容易做到的:像邮件的书写、报价单的制作、打电话前查看客户的当地时间是否适宜等等等等。“用心”包含了太多太多方面,业务员是否用心和替客户着想,客户是可以感觉到的。

不适合做外贸业务员的人

俗话说“行行出状元”,每个职业专心做了都能成功。但是同样的,没有哪个职业能让全部人都致富的,外贸业务员作为极具挑战性的职业更是如此。我们性格的不同决定了我们更加适合做业务还是搞技术,在选择外贸业务员之前要考虑下自己的性格弱点和做事风格。

自主性差的人不适合

自主性差是指,自己不太上心业务订单,把开发客户、沟通客户当成任务来做,按点上下班,无论多紧急的业务状况也不愿意在家写邮件。要知道,外贸业务员与外贸企业的关系更像是合作,公司没有兴趣逼着你做什么事儿,业务员需要主动开发客户、下单才有提成赚。刚入职的外贸业务员通常有3-6个月开发客户的客户积累期,在这段时间不出单是很正常的。开发客户前需要学习公司的主营产品,这段时间一般不会超过2个月(视产品而定)。新人必须抓住这段时间尽快熟悉产品,不懂就问,否则后面成单的机会渺茫。我所见过不满半年就离开公司的业务员们,有一半以上都还没了解透产品,这样不论是对公司还是对业务员,都是一种时间的浪费。

做事无条理性不适合

之前我们谈过关于外贸业务员的工作内容,涉及的领域会比较繁杂:一方面要分配手里的资源和精力来开发客户;一方面跟现有客户沟通促成订单,而每个客户进行到哪个阶段都要做到心里有数。这样,如果业务员没有足够计划性、条理性,客户一多就会焦头烂额,业务上很快到达瓶颈,容易开始厌倦这份工作。

在这一点上在服装行业尤为明显–客户从接触到下单往往需要漫长的沟通、打样(制作样衣)的过程:从服装的整体造型(客户刚开始会给供应商一些自己想要开发的衣服款型,供应商照着照片做样衣)到一个小扣子的颜色和材质,每款样衣就要来来回回制作个十来次,而每次收到样衣客户都给一次修改意见,这样十几个款式下来,如果没有条理和计划的话问题非常严重。

行动起来

好了,到这里相信你已经对外贸业务员有了大致的了解了,现在该仔细思考做决定了:是否要踏入外贸业务员这一行业。


第2章 – 入职篇

外贸新手很容易觉得作为新人没啥工作经验,有公司肯收留就不错了,规模公司、产品、前景统统不管了,混个工作经验再说。这里需要注意的是,第一份工作对于外贸业务员的职业发展至关重要,会影响着外贸知识积累、外贸习惯养成等很多方面,一定需要慎重选择。

怎样判断公司的前途?

选公司学会判断公司前景很重要。全国每天都有大大小小的外贸企业倒闭,一个公司可以稳定发展前景太重要了。

通常我们判断一家公司的潜力,一般要分析企业的几个维度:

  • 上游供应商是否可靠、可把控
  • 下游目标客户的忠诚度
  • 同行竞争激烈程度和可替代产品情况

凡是能牢牢把控上游供应商、和下游客户,而又有自身无法复制的优势、不怕竞争的企业,往往能够迅速壮大和为稳定发展。国内的茅台和国外的苹果就是最好的例子。

所以外贸业务员选择外贸企业时,是否有可靠的供应商尤为重要:它担负着优质产品质量、有竞争力的价格、技术支持、稳定的交货期等诸多使命,一个优质的供应商绝对是一种宝贵“非可再生”的资源。这就是为啥很多的外贸公司宁可委屈一些小的的客户也不愿得罪工厂了。那么从这点看,生产性外贸企业(相对于外贸公司)的优势就出来了。然后是产品的目标客户、市场和同行方面的分析,比如市场有多大、同行竞争情况、企业的主要优势在哪里。综合考虑上面这些方面,你大致已经能分析出哪些企业或者行业值得你选择了。

工厂还是外贸公司?

这里的工厂是指以主营内贸,外贸可能还没有完全成熟、人数较少的企业;而外贸公司指的是没有自己的工厂但有稳定货源,年销售额已经比较稳定的纯贸易性公司。通常这两种企业是我们最常见到的。以青岛为例从地理位置来说,大部分工厂分布在城阳、即墨等相较不太发达的地区;而外贸公司大多集中在市南、市北和崂山区的商务写字楼中。两种企业对于外贸新手来说其实各有优劣:

外贸公司

优势:一般能生存下来三年以上的外贸公司,业务员的水平都很高,我们只要脸皮够厚,外贸技能和经验上的提高速度是在工厂无法比拟的。另外薪资与业绩的挂钩程度更加明显,不会出现业绩好而工厂老板不舍得给提成的情况(个别情况)。

劣势:待遇方面一般对于外贸新手薪资较低,不负责员工住宿,一般只有中午发餐补费;工作方面专业度要求高,工作压力大一些。

工厂

优势:待遇相对好一些,一般负责员工的食宿;生活节奏不会太快,工作压力相对较小。近距离接触生产场地、车间,更快了解和熟悉产品。

劣势:会经常接触到工厂车间工人,需要一定的交际能力。工作内容可能会比较杂,负责些外贸业务员以外工作属于家常便饭。不过个人感觉这两点也算是对于新人的一种锻炼了。

注:上面只是说通常情况,有个大致的概念,毕竟每个企业的福利待遇都不一样的。

关于面试

选好了公司下一步就要投简历面试了,好的公司对于外贸新手来说可没那么好进,强烈建议将本书看完、吸收完知识点再去面试。如果实在迫不及待了,也要做足准备工作:

试题环节

有些公司是喜欢在跟面试者沟通前先通过答卷的方式来了解面试者的:

心理性格测试。这是常见的也公认为最有效的测试方式,通过应试者答题来判断其性格特点和是否可以胜任面试的职位。就外贸业务员而言,优势的性格特征有:积极、主动、细腻、喜欢挑战、乐于分享……你要做的就是诚实作答,找到自己心中那个最优秀外贸业务员的样子。

专业知识测试。比如常用外贸词汇、外贸术语的解释,信用证的基础知识,客户的邮件回复等,这些东西都是实际工作中要用到的,需要提前准备、做做功课。

问答环节

口语。面试外贸业务员,做好口语的准备是必须的,但现在外贸企业好像越来越不太喜欢用常规问题测试口语了,“自我介绍”、“爱好”这些已经是十年前的事儿了。现在的测试题目越来越有针对性,你像“你觉得你应聘这个工作的优势在哪里”、“你觉得这份工作最重要的是什么”“你在上一份工作的当中学到最多的是什么”等等。所以也建议面试时先找找2-3个常用的话题(比如外贸业务员的工作流程、跟客户沟通的重点和方向这些)反复练流利,面试时可以轻松地转到这些话题上面。

关于聊天。面试官聊天的目的无非两种,一种是了解你的专业知识程度和实际工作经验(这些都没有太多技巧,掌握多少就说多少,从书的第三章开始也会有系统整理);一种是通过聊天直接测试你的性格特点。这里面的学问就大了,经验丰富的面试官可以仅通过一个三、五分钟轻松的聊天过程,准确得判断你适不适合做这个工作。

面试其实有一整套教科书式的课程,为了知己知彼,我也是从一个面试高手那里了解了下面试的一些技巧,分享给大家。

首先,面试官们会很轻松的判断出你哪些问题诚实作答了,他们一般是通过以下几个维度:

1. 肢体语言:面试者回答问题是自然地进行一些手势往往说的是自己的切身经历,而并不是信口胡言。

2. 第一反应:面试者能够第一时间回答问题往往是在陈述事实,而不是经过编造或者修饰。

3. 反复表述:”判断一个人是否在编故事可以让他再说一遍刚才说过的话”,同样地,如果这个事情被反复表述出来,那么这件事十有八九是真的。

其次,虽然面试官会根据职位的不同来选择不同性格特点的人,但是有几个点的方一定不能搞错。面试时他们往往会提问一些你会觉得模棱两可的问题,这时不妨从下面几个公司最看重的层面来回答问题:

1. 执行力。举例,“如果你感觉上司的决策有问题,是会选择服从还是据理力争?”这时千万不要谈什么公司利益为主啊,民主啊,答案统一是“团队中执行力是最重要的–二流的决策一流的执行要远远优于一流的决策二流的执行,何况领导的决策亦并非二流”。

2. 内控性。简单来说就是当我们遇到问题了,是找自己的原因还是归罪于别人。内控型的人常常会讲“我能做”、“我会在努力”、“我会找到方法”、“我不想放弃”、“一定有答案”;而外控型的人说的最多的话是,“我不能”、“这不可能”、“如果…”、“我早就知道它不行”、“这件事不能改变”等。毋庸置疑,企业都会喜欢内控型的员工,所以面试聊天时一定要注意自己这方面的言语和态度。

3. 天赋、兴趣。举例,两个面试者,一个提起工作时两眼无神、声音平淡,另一个人两眼放光、说话绘声绘色,你会选择哪一位?所谓兴趣是最好的老师,企业往往更喜欢对于所面试工作所表露的高天赋、高兴趣的人,也更肯花时间精力去培养这类人。

上面提到内控性和高天赋、高兴趣,我这里有个关于企业人才的划分标准,一起来看一下:

高天赋、高兴趣+内控:目标型

高天赋、高兴趣+外控:狂躁型

低天赋、低兴趣+内控:冷漠型

低天赋、低兴趣+外控:拖延型

上面四种情况很容易理解,我们可以看出天赋兴趣和内外控直接影响到了工作表现,每个企业也都希望引进目标型人才。

最后,也建议完全没有面试经验的朋友,在正式参加面试前,请朋友帮忙模拟面试几次,做做准备。


第3章 – 外贸流程详解

外贸业务员了解外贸流程是最基础的,无论是面试还是实际工作中都要用到这些常识。如果你是学国际贸易专业的或从事过外贸相关行业,本章节可以选择跳过。

流程

对于外贸业务员来讲,出口外贸流程大致可理解成:

找到客户-》报价-》样品确认-》签合同(或签PI,即形式发票,可作为简化版的合同使用)-》付款-》备货、包装-》运输-》结汇、退税

找到客户

利用多种途径与客户建立联系,可以主动开发客户,也可以通过宣传让客户主动找上我们。不管你有没有自己创业当老板的打算,该技能都非常重要。

报价

在客户对我们产品感兴趣后,向客户告知价格。价格方面需要综合考虑,针对客户国家不同,每个公司会有不同的报价策略。如印度客户向来喜欢讨价还价,报价时最好留有余地。

样品

对于常规产品,客户在正式签单前往往会通过样品判断质量。寄发的样品在保证质量的同时,也要注意与大货的质量相同。

签单

即与客户签订采购合同。有的老外不会签证合同,以签P/I (Proforma  Invoice,即形式发票,内容条款与合同大意相同)为准。

付款

即客户支付货款。常规电汇付款方式下,客户签完P/I后客户会先打一部分订金,待确认货物上船后再支付尾款。

备货、包装

工厂安排生产,生产完毕后进行包装。对于不太熟识的新客户来说,需要在收到客户订金后方可开始生产,避免掉不必要的麻烦。

运输

将货物运送给客户或指定国家。常用的运输方式是海运,即使用货船运输;对于部分重量、体积较轻,货物价值较高,交货期较紧张的,会采用航空运输,费用与海运相比较为昂贵。

结汇、退税

结汇,将客户打来的外汇(如美金)兑换成人民币;退税,在完成有退税的产品出口后,申请税费退还。这些是公司财务部门的工作,但也是外贸流程不可或缺的重要部分。

下面是对一些重点流程的详细介绍。

报价详细介绍

报价格式

客户对我们的产品感兴趣后,接下来就告诉客户产品的价格,即报价。报价时需要说明交货方式、交货地点、货币及商品单位。我们通用的报价格式:

交易方式(使用贸易术语:FOB,CIF等,术语规定了交货方式)+交货地点+单价(含货币、商品单位)

报价举例:

FOBQingdao PortUSD2000/MT

贸易术语(价格术语)

定义:在国际贸易中,买卖双方所承担的义务,会影响到商品的价格。 在长期的国际贸易实践中,逐渐形成了把某些和价格密切相关的贸易条件与价格直接联系在一起,形成了若干种报价的模式。每一模式都规定了买卖双方在某些贸易条件中所承担的义务。用来说明这种义务的术语,称之为贸易术语。

所以,贸易术语规定了买家和卖家需要各自承担什么样的义务。

什么是义务?举个例子,从中国青岛运到印度孟买需要海路运输,我们报价时就要规定是否有义务承担运费,这就用到了贸易术语。我们的货物运到青岛港口的价格如果是2000美金/吨,而又不承担运费(30美金/吨)和海运保险费(65美金)的话,报价为:

FOB Qingdao Port USD2000/MT

其中FOB为贸易术语,后面紧跟装运港(一般是卖家所在国家港口),后面的USD2000/MT表示价格是每吨2000美金。

如我们需要我们承担运费而不承担保险费的话,可以写成:

CFR Mumbai Port USD2030/MT

其中贸易术语CFR后需紧跟目的港(及目的国港口),如本案例中的孟买Mumbai;后面的价格为含运费的价格,即2000+30美金。

如我们想承担运费和保险费的话,可以写成:

CIF Mumbai Port USD2095/MT

此时贸易术语CIF后也需紧跟目的港;价格应包含运费和保险,即2000+30+65美金。

一般来说我们最常用的贸易术语是FOB,CFR(也可以写成C&F)和CIF三种,其他外贸术语可供了解:

适用于海运和内河运输

FOB – Free On Board 装运港船上交货

CFR – Cost and Freight 成本加运费

CIF – Cost, Insurance and Freight 成本保险费加运费

FAS – Free Alongside Ship 装运港船边交货

适用于任何运输方式(如铁路、公路运输)

CIP – Carriage and Insurance Paid 运费/保险费付至目的地

CPT – Carriage Paid To 运费付至目的地

DAP – Delivered At Place 目的地交货

DAT – Delivered At Terminal 目的地或目的港的集散站交货

DDP – Delivered Duty Paid 完税后交货

EXW – Ex Works 工厂交货

FCA – Free Carrier 货交承运人

报价单的常规格式

正式给客户报价时会发给客户报价单(Quotation)。报价单除了含有最重要的价格外,还会标明:

数量、型号规格(尺寸)、付款方式、包装方式、报价单有效期和出货期等重要信息。一般每个公司都有自己的生成报价单的软件(ERP系统)或报价单模板。

下面是一份简单的报价单:

上面报价单中,

-“ABC”代表某种产品名称。

-数量“quantity”下的“7200 PCS by LCL”指的是一共7200件,拼箱。拼箱用“LCL”标记,表示你的货物连一个集装箱也装不满,和其他出口商的货物一起共用一个集装箱;如果货物较多,自己使用整个或几个集装箱,术语上叫“整箱”,用“FCL”标记。

-付款方式“payment term”是30%作为预付款由买家先行打给卖家,然后买家在看到货物已装船的凭证(通常是指提单复印件)后,支付尾款。

-后面三项依次是包装、价格有效期和货物生产期,不赘述了。

样品详细介绍

样品的寄送和跟踪是业务员与客户沟通很重要的一个阶段。一般客户对价格和供应商能力给与肯定后,会提出检测样品的要求。在判断样品合格后,下单的可能性就很大了。(除样品外,采购方一般还会综合考虑价格、交货期、服务等因素。)

样品的费用问题

样品的费用一般分为两块:样品本身价值和国际快递费用。常用的国际快递有:DHL、EMS、UPS、FedEx、TNT,也可以询问客户更倾向于哪一家快递。

当样品本身价值不高时(常见于化工品),可以免费提供给客户,只收取国际快递费用。这个时候建议先询问有没有上述五种快递的到付账号(到付账号用于货到付款,即样品寄到客户手里后直接从客户的账号中扣款),如没有到付账号再要求其打来国际快递费用。

当样品单价较高时,样品和快递费就都要收取了。

最常见比较快的的付款方式有西联(westernunion)和贝宝(paypal)。单纯从收款方来讲的话,西联比较好,手续费由汇款方支付,到款也比较快。而欧美客户一般倾向于贝宝。

样品寄送的技巧

-客户采购时往往不会只要一家供应商的样品,所以我们邮寄时附上业务员名片甚至公司图册,可以有效加深客户印象。

-除了要保证样品本身的质量外,也要考虑在邮寄过程中防湿防潮以及防摔等问题,包装一定要谨慎。

-寄出样品后应第一时间通知客户,告知样品的快递追踪号(Tracking Number),方便客户查收。

-在查到客户收到样品后,需要适当跟进客户对样品的检验进度,以促成订单。

签合同详细说明

流程

卖家制作合同或PI-发给客户确认-卖家签字盖章-买家签字盖章回传

注意点

一般进行到签单这一流程,客户打款就只是时间问题了(也不排除小部分客户签完PI就“失联”的例外情况发生)。所以临门一脚一定要多加小心,价格、数量、交期等重要的点一定不能写错,做完PI之后一定要反复检查。

下图就是一个PI的模板:

关于备货包装

关于备货期需要说明的是,一定不要将许诺客户的交货期直接报给工厂,而需在这个日期上提前几天,以免造成不必要的麻烦。

而关于包装,不同的产品的要求往往千差万别。例如常见化工品用常规牛皮纸袋包装即可,而服装类往往需要各款样衣十几页或几十页的包装说明册。所以在大货前,一定要根据产品特点和需要,跟客户沟通确认后再进行后续操作。


第4章 – 开发客户篇 (不含付费B2B操作)

客户对外贸企业的重要性不言而喻,无论你现阶段有没有创业单干的打算,学会如何找客户都很有必要。

了解客户是找客户的前提,找客户先要知道我们的客户是谁,他们喜欢通过哪些渠道找供应商。而这些渠道通常会随着产品的不同以及时间的推移发生改变。

免费渠道找客户

Google 谷歌

在所有免费渠道中,毋庸置疑谷歌搜客户是迄今为止最好也最有效的。

谷歌作为全球最大的搜索引擎,几乎可以收录所有找客户的渠道来源:像最常见的阿里巴巴、中国制造这样的B2B(Business-to-Business,即买家和卖家的信息交流平台),像dmoz这样的传统、有效的企业黄页网站,还有越来越热的一些SNS社交平台。而只要你善于运用谷歌搜索(谷歌网页、谷歌地图、谷歌图片等等等等),可以很容易从一个公司名(或网站)最终定位到目标客户。

举个利用谷歌开发客户的例子,我们在谷歌上搜索“Sunflower oil”会出来很多个网页,你会找到某国家的葵花油的当地经销商的网站,而网站中又显示了采购部门负责人的名字;再用这个公司名+人名又搜到这个人的Facebook或linkedin账号;于是在社交网站加他好友、取得信任后,成单了~~

关于谷歌搜客户的方法,网上有几十万的网页来介绍,需要用心学习这个宝库,这里先不赘述了。对于刚开始使用谷歌来找客户的朋友,这里啰嗦几点:

一、谷歌进不去?

谷歌的网址是www.google.com,但你会发现直接输入后是打不开的。这里,需要考验下你学习能力:网上搜搜“谷歌打不开”你就会明白怎样解决,这里不便多说。

二、当地谷歌搜客户

谷歌的几乎在每个国家都设有当地的搜索引擎,这样可以用当地语言更好地迎合国家的用户习惯,比如:

英国:www.google.co.uk

巴西:www.google.com.br

澳大利亚:www.google.com.au

这里没有必要全部记下来,给大家一个很简单的找某国家当地谷歌的方法。在谷歌上搜索“印度谷歌”,结果页面就容易就找到印度谷歌了,其他国家的谷歌同理。

三、谷歌搜索命令

什么是搜索命令?

我们每次用搜索引擎(如百度)搜网页时,实际上就是向搜索引擎提交了一个搜索命令。我们在搜索框输入关键词,然后让搜索引擎帮我们找出与关键词相关的网页。但有时仅仅输入关键词不能很好地找出我们真正想要的网页,这时,我们就要用到搜索命令了。

比如,我们搜 我的春天 时,会看到所有页面都是我人生的春天,如下图

而当我们给这 我的春天 四个字加上引号来强制搜索后,搜索 “我的春天”后,就会出现与 我的春天 相关的页面了,如图

但是你会发现,有很多页面都是与 你是我的春天 相关的页面,此时我们不想看到这些页面时,就可以用排除符号-减号,即我们输入 “我的春天” -你是。此时的结果就全是 我的春天 页面了,如图:

了解完谷歌搜索命令的用途之后,我们看下常用的谷歌命令

1.双引号:完全匹配搜索

把搜索词放在双引号“”中,代表完全匹配搜索,也就是说搜索结果返回的页面包含双引号中出现的所有的词,连顺序也必须完全匹配。

2.减号:排除命令

例如我们搜索  搜索 -引擎 ,出来的结果就包含“搜索”,而不包含“引擎”这个词。

3.星号:通配符

如果我们想搜ABC,但是又忘记B是什么了,就可以搜索A*C,这样用*代替B。

4.inurl -网页的网址搜索命令

其实每个网页都有一个网址,而这个命令就是网页的网址搜索命令。举例,我们要搜葵花油的客户,就可以搜索inurl:sunflower oil

5.intitle-网页的标题搜索命令

每个网页都有自己的标题,而标题一般是网页的主要内容的概括。所以,我们同样可以利用这个命令来找目标客户。(用法跟“inurl”命令一样)

6.related-相似网页搜索

这个命令是非常实用也是我个人使用频率最高的。它的作用是找出类似的网址,比如我们想要找和福步类似的网站,就可以搜索related:bbs.fobshanghai.com

你会发现很多与福步论坛相似的外贸了论坛站点,如下图

所以,我们用这个命令和已有客户网站找出多个已知客户来。

好了,我最常用的谷歌命令就介绍给大家了。如果你觉得不过瘾,可以搜下“谷歌搜索命令”,网上轻松可以查到全面的谷歌命令。

注意

  • 输入的关键词和命令之间有些要加空格,如排除命令;有些则不能加空格,如网址搜索命令。所以当发现搜索指令不生效时,先考虑空格的原因。
  • 搜索的所有字符全部需要在英文输入法下输入。
  • 可以一次使用多个命令符。比如我们搜网址中含有sunflower oil关键词的网页,可以用inurl “sunflower”来准确搜索。(使用了inurl和双引号两个命令。)

四、任何资源、工具都可以和谷歌搭配起来

如果说前面三条是谷歌使用的基础“招式”的话,那这第四条应该算是心法了。

你可以从任何线上、线下的方式(展会、黄页、B2B、SNS社交)了解到客户的蛛丝马迹,再通过谷歌挖出客户的联系方式。谷歌提提供了各式各样的找到客户的功能和工具,比如谷歌网页搜索(常规搜索),谷歌图片,谷歌地图,谷歌关键词分析工具,谷歌趋势等等等等。

我可以保证,一个能将谷歌的80%功能挖掘出来学到手的话,已经基本不愁客户少了。

公司黄页

像电话黄页一样,网站黄页是将公司的名称、网址、经营产品或服务等整理到网站中,以方便人们查询,马云早期创办中国黄页就是这种类型的网站。

我们可以通过黄页来做两件事情:主动找客户和让客户主动找上我们。

用比较著名的dmoz(www.dmoz.org)来演示黄页用法。

进入网站首页你会在比较明显的位置看到一个搜索框。

输入你的目标客户公司常用的描述关键词。比如我们是纸尿裤内部吸水材料的供应商,我们的客户就可以是纸尿裤工厂,于是我们搜纸尿裤“diaper”这个词。

此时你会看到

在这个名单里,有些可能并不属于我们的目标客户,所以我们要做一些判断筛选的工作。最后将目标客户整理到你的客户跟踪表进行有计划地开发跟进即可。

上面说的是主动找客户,那么如何让客户主动找上我们呢?很简单–将公司信息上传到黄页的公司名单即可。可供提交公司信息的黄页有很多,免费的收费的都有,这样不仅起到了宣传公司的作用,增加客户找到你的可能性,还可以增加公司网站的权重。

B2B平台(免费用户)

什么是B2B?

前面提过关于B2B的内容,它实际上就是一个类似中介性质的信息平台,在买家和卖家之间起到一个桥梁的作用。国内我们耳熟能详的阿里巴巴、中国制造、环球资源都属于B2B的范畴。

通常在B2B平台中,买卖双方建立联系的流程有两种:

  1. 卖家在平台发布自己的产品信息-》产品被买家搜到-》买家卖家相互结识,建立联系
  2. 买家在平台发布采购信息(即说明自己要采购的产品、数量等)-》卖家搜到采购信息,并给予回应(通常是报价)-》建立联系

所以,我们作为卖家在B2B上主要的工作有两个:

  1. 发布自己销售的产品信息
  2. 回复买家发布的产品采购信息

关于免费B2B的限制

其实使用免费B2B有时是比较迫不得已的,如果你的公司客户资源、渠道够丰富,应该不会考虑这种方式来获取客户。但是作为刚刚入职、处于学习产品的新手来说,慢慢接触和使用一些免费B2B就再合适不过了。

作为免费注册的B2B平台用户,我们往往会在功能上受到一些限制:比如有些B2B是不允许免费用户进行发布产品或查看卖家信息的,而有些则是在特殊功能或数量等因素上做了限制。所以,我们要比付费会员更加用心的操作才有可能收到效果。

如何用好免费B2B?

上面说了,作为免费会员,我们会受到这样或那样的限制,所以如果想要明显的效果我们就要下些功夫了。

  1. 找到合适的B2B。如今已有成千上万的B2B平台可供我们使用,而精力有限的我们应该只选择其中几个来重点操作、维护。
  2. 用好合适产品标题。产品标题,即所发布产品的名称,上面可以加一些买家经常搜索的关键词,这样买家搜索这些关键词时,产品标题中带有该关键词的产品会优先展示出来。
  3. 产品内容技巧。产品内容建议多写一些客户最最关心的内容,比如产品的卖点、产品质量的把控方法等等。
  4. 定时查看、更新。在产品发布一段时间后,查看哪些产品效果好,哪些不好,加以改进。

注:关于付费的B2B平台(如阿里巴巴、中国制造),作为外贸业务员获得客户的主要途径,能否娴熟的用好它直接关系到客户的积累速度,我们会单独拿出一个章节来讲如何更好地使用它。

国外论坛、国外社交网站(SNS)

SNS已经火了有几年了,而且还一直火着。我们可以通过它们找到目标客户,也可以与已有客户建立更加紧密的联系,更加可以通过评价网页来提高自己公司官网的权重。

现在常用的SNS有:Facebook、Linkedin、Twitter、Pinterest、Youtube等等等等(也许我在打字时,又有几款热门的社交工具面世了, – – !)。因为每款工具的使用方法都很简单,与国内的社交工具区别也不是很大,且每种工具都会定期更新变化,这里就不再单独介绍了。这里推荐优先从linkedin(领英)开始做起,作为专业的职业社交平台,效果甚至远好于一些的付费B2B平台。

注意:

-社交工具的个人账号就像国内的微信一样,不建议发一些太官方太明显的广告,可以发你的生活趣事、展会现场等。如果需要推广产品,可以在公司页面去发布。(如linkedin、Facebook等都会有专门的公司页面。)

-我们在用社交工具开发客户时,一定注意前期沟通,有把握后再申请为好友。贸然大量地添加对方好友,一旦被拒绝的次数到达一定数量都会有降权、封号的危险。

-SNS上开发客户的效果不会马上就出来,贵在坚持。账户的热度上来,而阅读人群又是你的目标客户的时候,效果就体现出来了。

付费找客户

我们经常听到这样一句话,“越是免费的,越是昂贵”,应用在客户开发方面再合适不过了。有时我们会发现免费渠道开发的效率比较低,消耗的精力大,找到客户的质量可能也相对较差。所以付费找客户的途径也一定要了解。

-展会

在几年前,展会对于某些产品的效果还是非常不错的。但是随着互联网的发展,这种高成本的客户开发方式已经越来越体现不出优势了。

在当今这个inbound外贸模式(客户-》搜索引擎-》供应商)下,采购商已经越来越习惯网上找寻自己的供应商。对于我们而言,绝大多数产品都可以通过守株待兔的营销方式来获取客户,通过官网、B2B平台来吸引买家,同时这种主动来咨询的客户质量也相对较高。所以,关于展会,这里就先不详细推荐给大家了,有兴趣的朋友可以搜下类似“外贸 展会 技巧”这种词,相关教程很多。

-海关数据

海关数据,“海关数据就是海关履行进出口贸易统计职能中产生的各项进出口统计数据。”简单来说,就是各国海关对进出口本国的货物、买卖双方进行统计所生成的数据。

我们所说的开发客户所用的海关数据一般是指各国的进口数据,数据中会有卖家的一些公司名称、联系信息等。下图是海关信息的查询平台界面:

在使用海关数据找客户前,我们需要了解一个名词–海关编码(或称HS编码)。

海关在统计进出口的货物时会用数字编码对各种货物进行分类,这串数字就是海关编码。海关编码的编码方式是将各种商品按照用途、材质、工作特点等进行逐级分类,最终具体到某件商品,可以涵盖所有进出口的商品。

比如,本书经常提到的桶装葵花油这个商品的海关HS编码为1512190000,其中前两位的“15”代表植物油,后面的“12”细分为葵花油、红花油和棉籽油,后面的“1900”表示精制葵花油类(不同于“1100”的初榨葵花油类)。同时,只要搜索“海关编码”就能找到很多查询HS编码的网站。

我国的海关编码有10位数字,其中前6位在世界各国都是通用的,而我们搜客户用的就是这六位编码。

搜索技巧

在搜索客户时,我们可以用多条件筛选库表客户。比如刚开始我们先搜索产品的前六位海关编码,此时会出来很多条海关数据。然后再通过产品描述、价格区间等搜索条件去屏蔽掉不相关产品数据。比如,我们搜葵花油的美国客户,可以先搜海关编码151219,此时显示228条记录:

而此时我们再加一个“Sunflower”的产品描述,搜索结果就减少到了146条:

客户开发

找到我们的目标客户后就可以通过邮件和电话的方式进行开发客户了。我们把开发客户的邮件称作开发信,撰写时需要做到简洁、有力就可以了,让客户感受到自己的真诚 ,后面第五章终会详细讲到。


第5章 – 付费B2B操作(以阿里巴巴国际站为例)

付费B2B平台作为外贸业务员获取客户资源的主要途径,已经成为外贸企业的“标配”了。本章以阿里巴巴国际站为例,重点谈下如何使用好它们。

平台的客户流量

我们花钱购买的B2B付费平台的会员,说白了买的是平台上面的客户流量。举个房介的例子,如果房屋中介公司从来没有买房人去咨询,那么卖房子的人绝不会浪费时间去那里登记房产了。

所以B2B平台就像房屋中介,提高平台的流量是平台的工作,而我们要做的是更好地利用好这些流量,将流量更多的转化成询盘、订单。比如,我们的目标客户在搜索产品时,平台会展示所有数以万计的供应商产品,而客户只会注意点击排在靠前位置的那些产品–这样,产品靠前的比靠后的优势就会大许多,也就更好地利用了平台上的流量。

阿里巴巴平台上,国外买家一般通过产品及供应商搜索RFQ(REQUEST FOR QUOTE)来与我们建立联系,再有就是阿里巴巴的小语言站点–即除英文以外的其他语言站点。所以,我们在阿里平台上的工作内容就要针对这三方面来制定。下面逐个介绍一下:

产品和供应商搜索是指,买家来到平台,直接在搜索栏输入产品关键词,从而搜索到供应商或者供应商所发布的产品。这个过程是买家找供应商的过程。

注,“产品搜索”和“供应商搜索”都是通过搜索产品关键词来实现的,区别只是客户搜索框前面的搜索类型选择,如下图:

RFQ是指,买家在平台上发布采购信息,告诉平台的供应商自己需要的产品,然后这些产品的供应商回复买家产品价格等相关信息,再由买家筛选出其中感兴趣的一家或几家供应商进行下一步沟通。这是供应商找买家的过程。(供应商找买家所发布的采购信息-》供应商报价-》双方建立联系)

平台首页上买家发布采购信息的位置:

小语言站点

除了阿里巴巴英文站(www.alibaba.com)外,阿里为了提高买家体验度还搭建了其他语言的B2B站点,我们称之为小语言站。

如下图的阿里巴巴西班牙语站点:

产品及供应商搜索方面的工作

关于产品、供应商搜索方面的工作目标,就是让目标客户在搜索我们供应的产品时,可以很容易的找到我们,然后通过我们发布的产品、公司介绍信任我们,主动与我们联系。

产品搜索几乎是所有B2B平台最主流、高效的买家找卖家的方式,直接影响我们平台收到的询盘量

我们看下客户通过产品搜索与我们取得联系的过程:

  1. 客户搜索产品关键词后,在产品搜索结果页面看到了我们公司的产品。(即我们产品曝光给了客户。)
  2. 客户在产品页面看到我们产品的产品标题、图片、交易条款等,决定点击产品,查看该产品的页面。(即我们的产品被点击。)
  3. 客户点击后发现产品的描述和我们的专业度非常高,希望与我们合作,于是在平台给我们发了询盘。(即我们获得一个反馈。)

所以从上面三条可以看出,我们可以通过三个维度来考量我们平台的产品是否够优秀:曝光量、点击量和反馈量

曝光量-“指产品信息或公司信息在搜索结果列表页和按照类目浏览列表页中被买家看到的次数。”比如,客户在平台搜索框搜索产品“XX”后,共显示50页产品,而客户只看了前3页的产品,这样前三页的所有产品的曝光就增加了1,而其他47页产品没有曝光。

点击量-“指产品信息或公司信息在搜索结果列表页和按照类目浏览列表页被买家点击的次数。”买家进行搜索后,在搜索结果中点击浏览了供应商的产品信息或公司信息,则该产品或公司的点击量计为1次。

反馈量-“指买家针对产品信息和公司信息发送的有效询盘数量。”,比如:

1)买家进行搜索后,对产品信息和公司信息发送的有效询盘。

2)买家保留了您的网页,或通过外部的搜索引擎等推广找到您的公司或产品,直接发送的有效询盘。(此时不记录曝光、点击)

由于曝光、点击、反馈这三个维度是层层递进的过程,也就是说“足够的曝光才有点击,足够的点击才有反馈”,所以我们需要针对这三个点来安排相应的工作。

提高曝光量

我们知道所谓曝光量就是客户看到你产品的次数–没有足够的曝光,后面的点击和反馈更加无从谈起了。

那么如何提高产品曝光呢?或者说我们在阿里巴巴发布的产品是如何被客户找到的呢?

答案就是两个字–“匹配”。阿里平台作为B2B,是要以给客户找到更多优质供应商为初衷的。当客户搜索某样产品时,平台会展示那些与客户搜索的关键词最为匹配的产品。而平台考量是否匹配是有很多维度的,而且会定期发生变化(如2015年年初的买家喜好度维度)。本书要讲的是最基本的匹配原则–产品标题、产品关键词匹配。

我们在发布产品时,需要填写很多内容,包括产品所在类目、产品名称、产品关键词、产品属性、产品详情、交易方式等等,这些内容都会成为阿里平台判断是否匹配的依据。

提高曝光量,我们先需要有“关键词”的概念。

什么是“关键词”?

官方解释:关键词即产品的中心词,便于阿里平台系统快速识别匹配买家搜索词,能让买家尽快找到想要的产品。

解释:如同我们在淘宝买东西一样。阿里平台上客户也是通过搜索产品的中心词来找卖家的,这个中心词就是产品关键词。我们所发布的产品中包含的该关键词越多(合理数量),越有助于提高客户在搜索该关键词时我们产品出现的可能性。

关键词的把控能力好坏实际上就是对目标客户流量的把控。所以,关键词选取全面性和合理性直接影响着你的曝光量,进而影响着你整个阿里巴巴平台的效果,非常重要!

找关键词

我们知道,关键词就是那些客户搜索我们产品是用的词,所以我们选关键词前一定要了解产品,了解客户需求,进而才能找出合适有效的关键词。

关键词公式:关键词的构成=属性词语A+属性词语B+…属性词N+核心词

上面公式中的核心词就是你们产品行业最根本的词。比如你销售真皮沙发产品,那你的核心词就是“沙发”,而不是“真皮沙发”。(因为客户在采购沙发时有可能没有决定沙发的材质,如果你产品关键词设置了“真皮沙发”,那些搜索“沙发“的客户也许就搜不到你的产品了。)

公式中的属性词就是对你核心词的一些修饰词,这些修饰词往往是客户搜产品最常用到的。比如对“沙发”的修饰词“真皮”“双人”“黑色”这些词等。

当我们尽可能找出足够多的属性词和核心词之后,就可以按照上面公式制作关键词了。比如:“三人黑色真皮沙发”,即“3 person black leather sofa”。

注意:

-属性词之间应该互不矛盾,比如“黑色”和“红色”两个词就不适合制作成同一个关键词,而是应该分别制作。

-关键词长度不宜太长。因为我们在发布产品时,产品的标题是需要包含所有关键词,即标题字符≥关键词字符,而产品标题的字符一般不能超过64字符。

-强烈建议使用excel表格来罗列所有属性词和核心词–即建立“关键词表”,这样后续关键词操作时更加清晰有条理。

明白了关键词的概念后,再来研究提高曝光量就有的放矢了,毕竟客户搜索用的关键词我们已经有了嘛。

仅仅是上面讲到的常规撰写关键词方法是远远不够的,下面是拓展关键词的一些方法:

热门搜索词。用法:在上面用已有的一个关键词搜索,该工具可以给出很多跟这个关键词相关的关键词,并且可以看到每个关键词的热度(即客户搜索该关键词的热门程度)。

访客详情。访客详情的功能是让供应商可以看到自己产品或者旺铺的访客所搜索的关键词,并可以对这些访客进行邮件营销–即发开发信。

有效客户最近搜索。当收到一个比较优质客户的询盘时,我们就要对该客户进行分析,其中必做的工作就是查看客户搜索产品时所使用的关键词-整理到我们的关键词表。(客户所用的关键词可以在客户询盘页面左侧看到。)

搜索栏自动匹配词。为了提高买家体验,在搜索产品时系统会自动匹配一些关键词,这些关键词通常是卖家搜索量最大,也最有价值的。此外,在匹配的关键词右侧会出现一些标签,我们可以将这些标签作为属性修饰词来使用。(如下图)

RFQ参考。我们在阿里巴巴平台的采购直达(RFQ)上搜索客户时,可以了解客户都是用哪些词语来表达我们的产品的,这些词可以作为我们关键词来使用。

同行关键词。我们优秀同行通常拥大量高质量的关键词,我们要做的时查看其产品关键词,并整理下来。查看同行阿里巴巴产品所设的关键词方法:打开该产品-》右键-查看源代码-》ctrl+f,搜索“keywords”-》第二个搜索结果后面的三个词语就是了,如图:‍

谷歌关键词工具。作为谷歌提供的最权威的关键词工具,可以利用自己的内部数据库高效找出某个关键词相关的一系列众多关键词,我们更可以方便地导出并进行筛选。具体使用比较简单,中文操作界面,网址: adwords.google.com

发布高曝光的产品

上面提到产品内容与客户搜索关键词的匹配度影响着产品在搜索结果页的排名,直接影响着曝光。而产品内容中的“标题”和“关键词”对匹配度的影响最大。

产品名称一定要包含关键词的,而且最好同时包含相关联的几个关键词来提高所发产品的曝光机会。

针对产品名称和关键词栏的填写我们有以下几点建议:

  1. 产品名称尽量多的包含相关联、互不冲突的关键词。
  2. 标题不要太长,一般不超过64个字符。
  3. 整个标题没有语法、逻辑上的错误。
  4. 关键词栏现在只允许填写三个,如产品名称中包含三个以上的关键词,请按关键词的热度高低依次填写。(关键词热度可用阿里巴巴后台的“热门关键词”查询)

除了标题和关键词外,我们发产品时选择的产品所在类目也对产品排名至关重要。如果你拿不准该选哪个类目,有一个最简单的方法–看下自然排名前三的产品用哪个类目,我们就用哪个。

除此之外,“产品属性”和“产品详情”对整个产品与关键词的匹配影响微乎其微,建议正常填写即可,在不影响客户体验度的情况下,可以适当填写一些关键词。

好了,我们有了关键词表,紧接着又根据关键词发布了足够多的产品,是不是我们就有足够多的曝光了呢?不一定,因为我们仍然不能保证产品在每个关键词搜索中排在前面,没有排名的产品客户是没有机会看到的。

为了提高每个关键词表中关键词在阿里巴巴的排名,还有以下几个点我们需要做:

1.对于产品名称中已经包含关键词A,但是搜索A时产品没有排名的情况,我们可以只针对A关键词单独发一个产品。单独发的这个产品尽量不要放置其他热度高的关键词,而是加一些对A关键词比较友好的关键词(即一些修饰这个关键词的词)。

如何判断哪些词对A关键词友好呢?最简单的方法是在阿里巴巴搜索A这个词,看那些自然排名最前面的产品都是用哪些词来修饰,我们就用它。

2.填写价格时请一定不要太高,经过测试,高于平均价格的产品会对排名有影响。所以,请尽量将价格调低以争取排名,毕竟平台上的价格不会影响到后期与客户定价的。同样道理,填写付款方式时,也请注意不要太苛刻。

3.图片关键词。我们在发布产品时,产品详情中会需要发一些图片,此时请将这些图片的名字改成产品的标题(产品标题包含的全部关键词)。这样不仅增加了产品对各个关键词的匹配度,更有机会在google等搜索引擎中出现的机会。

4.产品权重。除了需要注意发布产品本身时填写技巧外,还需要提高产品的权重。常用的方法是,在我们操作RFQ、访客详情时,系统会要求我们导入产品,我们将需要提高权重产品导入即可。

5.供应商等级。最后一种,提高整个公司的权重,即整个账号的权重。阿里引入了“供应商等级”概念,会通过包括“信保订单数量”“商机管理中心提交订单数”“RFQ等级”等多个维度给供应商打分,而这些维度只要用心做都能做到。(查看供应商等级在“产品管理”-》“供应商诊断优化”。)

好了,如果能够做到上面的所有内容,我相信你将不会再为产品排名和曝光的问题担忧了,这些经验都是经过大量试验得来的,肯定好用。但是有一个问题,平台规则是会变的,需要我们不断学习,用心来优化自己的平台和产品,才能一直优秀下去。

提高点击率

我们的产品足够靠前、拥有了足够多的曝光之后,下一步就是要提高产品点击率了,即让客户看到你的产品后来点开它!

我们先要了解产品在在产品目录页会显示什么东西.

如上图,客户每次搜索后平台都会展示与其搜索关键词对应的产品列表,而产品列表中都会包括产品的:产品主图、产品标题、价格、起订量、产品属性以及右侧的供应商统计数据和在线聊天工具在线(离线为灰色,在线点亮)。所以要想提高点击率,我们就要提高这些内容的质量。

产品主图

发布产品时可以上传多张图片,而显示在产品列表页的那张图片就叫做“产品主图”。产品主图最基本的作用是告诉客户我们的产品是什么,其次是表现我们的专业度。作为影响点击率最大的因素,产品主图一定不能马虎。不管公司有没有美工,图片都必须进行处理之后才能使用。

-硬性要求:正方形(长宽比1:1),分辨率至少800*800,图片小于300kb(网上很多图片压缩软件)

-进阶要求:主图分为产品图和修饰两个部分。产品图要做到清晰、美观,可加适当美化(视产品而定,如假发类产品需要较多美化处理,而矿产类就不适合较多美化了。);修饰部分应涵盖产品主要特点、卖点、型号或者公司logo、拥有证书等等。

-理念:内容简明扼要、突出重点,“给的越多,客户看到的越少”就是这个道理。

产品标题

产品标题不仅是影响排名的最主要因素,还影响着产品点击率。所以我们在写标题时,应同时注意关键词的涵盖和语法的正确性。

注意:

-产品标题总长度不要超过64个字符。(可利用excel的“len”公式查询字符数)

-产品标题中最热门关键词尽量靠前方,抓客户眼球

-产品标题中的每个单词首字母大写,如“High Quality Sunflower Oil With Factory Price”(这是目前点击率最高的写法。)

价格、起订量

经过测试,业内价格中等偏低的产品明显比高价格产品有排名上的优势。同理,较小的起订量仍是比大起订量有优势。

产品属性

产品属性是指在所选产品类目下产品特有的一些信息,比如植物油产品类目下会出现“单件容量 (升)”、“纯度”、“栽培类型”以及“加工工艺”等填写框,这些内容如实填写即可;除此之外,还会有“自定义属性”让供应商自行填写,这个地方就要写一些产品卖点、客户痛点了。

提高反馈率

有了足够的产品点击后,下面我们来说第三个影响平台效果的因素–反馈率。实际上,我们做上面所有的工作实际上都是给产品反馈做铺垫,这才是我们的最终目的。

客户点开我们产品后,除了看到上面我们填写的那些用来提高曝光的一些图片、标题、价格等产品信息外,更重要的是通过我们的“产品详情”来判断我们的专业度。

产品详情一般需要包括:

  1. 产品介绍:我们的产品是什么、干什么用的,一般文字搭配产品主图。
  2. 产品详细介绍:做工、材质、参数等产品细节介绍
  3. 产品卖点:从客户痛点出发,大角度介绍产品卖点。
  4. 客户使用画面:告诉客户或采购商购买、采购后会给他们带来什么,构建一幅美好画面,比如展示客户产品使用后的反馈等。
  5. 实力展示:产品、企业证书、厂房、车间等方面的展示增加客户信任度。
  6. 相关产品链接:阿里巴巴平台会根据买家在产品页的停留时间来判断所发布的产品质量,而相关产品链接可以有效留住客户。

产品详情的填写需要我们在了解基本内容的同时,多借鉴同行的作品来提高、完善产品信息内容。

旺铺装修

旺铺

旺铺说白了就是我们公司在阿里巴巴的企业网站。与企业自身网站相比,旺铺是搭建在阿里巴巴平台上的,对于客户来说可信度较高,但使用固定模板进行编辑,可定制化能力弱。所谓的“旺铺装修”,即对旺铺的内容进行编辑、美化,以提高客户访问旺铺时的反馈转化效果。

旺铺装修的营销策略

网站装修其实和网站的设计没有太大的区别,我们首先要有整套的营销策略后再开始动刀。在制定营销策略时,了解产品是基础,目标客户是中心,帮助客户解决需求、痛点是目的,然后将所有元素整合、展现出来。

外贸企业只有少部分会配备美工设计人员,这样我们在实施旺铺装修时,可以适时选择一些专业的旺铺装修公司来弥补美工上面的短板。

旺铺装修三部曲

一般来说,我们的旺铺必须要有三大块内容:我们是做什么产品的,我们产品的卖点是什么,客户为什么相信我们。

首先要告诉客户我们是做什么产品的,让客户明白我们就是他要找的那个供应商。这就要求旺铺banner(或其他显眼位置)有对产品直观图和产品名字,力求客户进网站三秒内解决“Am I In The Right Place?”这个问题。

其次,就是来告诉客户为什么要买我们的产品–即产品卖点,可以从我们的产品专业度、产品质量、产品特色等多个维度来体现。

最后,就是解决信任的问题了,常见的方法是展示公司实力(厂房、生产线、库房、证书)、大客户展示、客户使用反馈等。

旺铺优化

旺铺搭建完上线后,应该定期查看旺铺数据,然后按照数据对旺铺进行优化、改版,提升旺铺效果。旺铺数据可以在”my alibaba->数据管家->我的全球旺铺”查看。

付费B2B后面的话

讲了这么多关于B2B的事儿,其实只是起到少走弯路的作用,规则肯定会变,最重要的还是需要我们用心来做,善于总结;另外,这些都是技巧,更重要的是将重点放在客户上面,给客户真正想要的东西,加油!


第6章 – 客户沟通详解和技巧

每个成熟的业务员的脑海中都会有一套自己的客户沟通体系,整个沟通体系的建立需要一定时间、经验的积累,这也才是高收入老业务的真正秘密所在。所以,作为初入职场的我们要多多接触客户,勤于学习和总结,尽早的搭建好它,不断提炼。

下面整理了三种外贸业务员日常与客户沟通的主要方式,分别是:有邮件沟通,电话沟通和面对面沟通。

邮件沟通

邮件作为我们日常与客户沟通的主要途径,直接关系着能否成功开发到客户和顺利下单。

分类

外贸业务员日常的邮件大致可分为三种:

开发信-即客户开发用的邮件,考量其质量与否的维度只有一个,能否得到客户的有效回复。

回复询盘-即对客户发来询盘的回复邮件,比较常见的是一些B2B平台上的询盘回复。

处理问题类-即在得知客户交易过程中遭遇到一些问题后,进行处理问题类的邮件。

如何写好邮件

我们以开发信为例来讲解。先看一封业务员最最常见的开发信范例,这种开发信样式甚至有一些几年业务经验的业务员还在使用:(邮件每段开头是不需要空两格的,纯属技术问题请无视 – – !)

Dear Purchasing Manager,(采购经理你好)

How are you ?(问候)

Qingdao XXX company is the best …(我们公司是最好的…)

XXX company has following products …(我们公司的产品是…)

We has served the following customers …(我们的客户分别是…)

If you need further information,don’t hesitate to call.You can also see our website at www.xxx.com.(如果需要请联系我们,我们的网址是…)

Best Regards,(敬语)

Lucy(业务员名字)

从业务员角度看,这封开发信已经很完整了:告诉了客户自己的产品、服务、网站 。但是,如果从客户的角度来审视,问题就出来了。把自己想象成国外采购商,周一上班收到几十封这样千篇一律的开发信,第一个动作是什么?—会不会看也不看马上删掉呢?我们的目标就是让客户感觉不到这是一封“开发信”!

如果是你,你会怎么写一封这样类型的开发信?先用一分钟自己想下…

一分钟之后…

从上面的邮件,主要有以下几个不合适的地方需要改进:

  1. 邮件开篇直接介绍自己公司,过于直切主题,很容易被直接删掉邮件。
  2. 介绍公司和产品时,如果站在客户角度来谈,效果会更好。
  3. 最后一句“if you…,…”是最常用的一句话,细想来也是最大的废话–有时我们帮客户做出一个选择效果会更好些。
  4. 结尾签名处可以加上公司的一些相关信息,来彰显公司实力。

好了,通过上面的改进点你是否已经跃跃欲试来改进这封开发信了?

下面是对上一封开发信的改进:(以下邮件每段开头不需要空两格,(邮件每段开头是不需要空两格的,纯属技术问题请无视 – – !)

Dear Mr. Jason,(特指某人,而不是一个职位。)

So glad to know you replied the message I sent you on Facebook,and I am writing this email to give you some more details about our company.(你能看出这是开发信吗?–如果没有,那我们就成功了.在写开发信前充分了解客户,比如通过常用的社交工具,可以有效提高邮件回复率 。当然,如果能够跟客户用SNS沟通是再好不过了。)

Our company XXX can speed up your lead time – with the same quality and pricing you get existing suppliers, or better !Clients like Starbucjs,Targets,and Chipoyle have seen their sourcing times improved an average of 33 percent within the first year of working with us.(从“我们有…等客户”转换角度到:我们可以让你得到…,就像我们的客户…一样。)

Please see the attached PDF and our website to see how you can benefit too. I’ll follow up tomorrow by phone to discuss the solutions we can deliver for your company.(告诉客户下一步会怎么做。)

Lucy

Sales Manager,N.America

1-888-888-8888 (toll-free US-based number!)

www.xxx.com

(签名加公司信息,并尽量展示公司实力。)

通过上面开发信的例子,我们已经对邮件的重心已经有所了解了,那就是客户角度想问题。无论是开发信,询盘回复,还是针对某些问题事故的邮件跟进,一定要想到客户看到这封邮件是否会舒服,这点很重要。

除此之外,下面是一些写邮件的需要注意的地方:

  • 我们在写开发信之前,一定要先调查客户,做到有的放矢,提高邮件的亲切感。
  • 邮件主题一定要精简再精简。比如我们卖LED灯,邮件主题“Best Quality LED Lights Supplier”就可以精简为“Top Value LEDs”。(现在我们都知道“LED”是什么了,后面不需要再加“lights”了)
  • 称呼最好要具体到人名,而不是某个职位。
  • 邮件简明扼要,点明主题。比如,开发信就是要告诉客户“为什么需要我们,我们能做些什么”;问题处理邮件就是要告诉客户“我们对于这次事故的态度是什么,将会怎么解决”。
  • 邮件最后一段告诉客户“下一步的工作是什么”。
  • 邮件使用自动签名,邮件签名上要有常用联系方式,让客户方便第一时间联系到自己。
  • 邮件发送前,检查再检查,修改再修改,要知道每封邮件都是很值钱的!
  • 确保邮件适合手机阅读。

电话沟通

“一次成功的电话沟通胜过一百次邮件沟通”,电话沟通无疑是一种更有效的沟通方式。相比邮件沟通,它可以更快速的建立起与客户的信任,更直白的表达双方诉求,且减少误会的发生。

如何进行较好的电话沟通

作为外贸业务员,与客户的电话沟通基本上可分为客户开发,订单跟进以及问题解决三种。而关于打电话的技巧,我脑海中立刻浮现出电影《华尔街之狼》种男主推销时的场景:影片完美呈现了如何将潜在客户拿下的技巧,而最吸引眼球的就是–自信。强烈建议每个业务员都多看几遍这部电影,有很大帮助。

  • 保证对产品和相关知识已经充分了解。客户一般会在电话中问一些产品相关的问题,谁也不会从一个对自己产品都不了解的业务员手里买货吧。
  • 拨打电话前做好充足的准备。如果电话技巧还不娴熟,建议先写一个草稿,事先练习几遍再去打。
  • 选择一个正确的时间。国外客户往往与我们是不同时区的,这就需要我们选择一个客户的上班时间打电话。
  • 电话开头先自我介绍。电话开头的自我介绍除了礼貌,更是有效沟通的基础,我们需要确定客户知道我们是谁了再往下进行。
  • 尊重客户和自己的时间。电话不像邮件,需要完全占用客户的时间,所以应做到主题明确、条理清晰、先讲重要的事情。
  • 倾听。明白电话沟通更重要的是想得到客户的态度,所以不要一味的说,更要学会倾听。
  • 最后,也最重要–信心!无论是哪一种电话沟通,一个坚定的声音会给客户巨大的信心。

面对面沟通

这里主要说下客户来访的情况。一般客户在选定几个目标供应商后,会约定时间来面对面的沟通来做最后的选择。那么关于客户来访我们需要注意些什么呢?

3C原则

3C原则是国际上比较认可的也是最有效的客户沟通原则,是我们面对面与客户沟通时需要把握的三个原则,分别是:Confidence-信心、Competence-能力和Charisma-感召力。

客户分析

无论是邮件、电话还是面对面,客户分析往往都是必做的第一步,面对面作为沟通最直接的方式,对客户的了解尤为重要。

举个例子,也是位外贸行业超牛的大神,在没接待客户前他会先将每个客户的信息进行搜索,在一些社交网站(领英、脸书等)背诵下来所有有用的信息后,在灵活运用到客户见面的交谈当中。比如,刚跟客户见面,不用介绍,他就可以一一叫出客户的名字来。

确认邮件

客户来访前一般会发来一封关于来访日程的邮件,如果没有收到,可以邮件进行确认,确认的内容主要有:

  • 接客户须知的信息,如到达时间、地点、航班号等。
  • 客户来访细节,来访人数,日程安排,酒店预订等。

迎接客户准备

在了解客户来访的一些细节后(如来访人数),就可以安排接送车辆等一些细节了:

  • 接送车辆-权衡客户人数、价值、职位等选择接送客户的车辆
  • 人员分工-确定本次客户来访的人员工作,如司机,接待人员,ppt解说员(产品ppt、公司ppt等)。
  • 公司准备:如鲜花、水果、礼物、国旗和横幅等。
  • 工厂准备:如卫生、员工统一制服、设备、流水线等。

需要注意的食物

与客户一起用餐时,根据客户的国家、宗教或身体状况等特点,选择食物尤为重要。除了猪肉需要考虑外,还有以下食材要小心使用:骨头、鹅肝酱、狗肉、蛇、鳝血、驴肉、昆虫以及动物的舌头、下巴、头(如猪头、鱼头)、脚等。

这里推荐一个简单的方法来解决这些令人头疼的食物选择问题–选择一个五星级的自助餐酒店,来让客户自行选择菜品。

PPT讲解

客户来访免不了给客户做一些公司、产品的PPT展示,以下是PPT展示方面的一些注意点:

人员选择。根据PPT的内容来找合适的人员来演说。比如,ppt着重公司展示,可以找具备良好气质、口语素质的员工来演讲;如果ppt着重阐述产品的质量把控方面,可以让产品品控来讲;如果ppt着重产品技术,可以让产品研发、技术等人员来讲。

黄金一分钟。ppt的整体感觉,开头的一分钟尤为重要,我们称之为黄金一分钟。我们需要在这一分钟牢牢抓住客户的眼球,给他们一个好的印象。

言简意赅。尊重客户的时间,演讲过程中尽量简练的阐明观点,讲述公司、产品优势。

根据客户类型选择演讲方式。这条比较难做到的,需要大量的经验积累。这里推荐运用DISC原则把客户快速进行分类:

Dominance(支配型,老板/指挥者性格)-性格特征:外向+理性。

Influence(影响型,互动型/社交性格)-性格特征:外向+感性。

Steadiness(稳健型,支持性格)-性格特征:内向+感性。

Conscientiousness(谨慎型,修正/思考性格)-内向+理性。

运用上面DISC性格分类可以快速确定客户的性格特点,进而决定演讲方式(如D型支配性格的人一般喜欢说话直入重点,讨厌得不到别人的重视)。除了演讲ppt的方案制定外,DISC的性格分析更加可以帮助我们与家人、朋友、同事指日常沟通,强烈大家研究下。


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