Howtor
Sharing makes us bigger than we are.

《外贸业务员101》(第3章) – 外贸流程详解

November 4, 2022

全书目录


外贸业务员了解外贸流程是最基础的,无论是面试还是实际工作中都要用到这些常识。如果你是学国际贸易专业的或从事过外贸相关行业,本章节可以选择跳过。

流程

对于外贸业务员来讲,出口外贸流程大致可理解成:

找到客户-》报价-》样品确认-》签合同(或签PI,即形式发票,可作为简化版的合同使用)-》付款-》备货、包装-》运输-》结汇、退税

找到客户

利用多种途径与客户建立联系,可以主动开发客户,也可以通过宣传让客户主动找上我们。不管你有没有自己创业当老板的打算,该技能都非常重要。

报价

在客户对我们产品感兴趣后,向客户告知价格。价格方面需要综合考虑,针对客户国家不同,每个公司会有不同的报价策略。如印度客户向来喜欢讨价还价,报价时最好留有余地。

样品

对于常规产品,客户在正式签单前往往会通过样品判断质量。寄发的样品在保证质量的同时,也要注意与大货的质量相同。

签单

即与客户签订采购合同。有的老外不会签证合同,以签P/I (Proforma  Invoice,即形式发票,内容条款与合同大意相同)为准。

付款

即客户支付货款。常规电汇付款方式下,客户签完P/I后客户会先打一部分订金,待确认货物上船后再支付尾款。

备货、包装

工厂安排生产,生产完毕后进行包装。对于不太熟识的新客户来说,需要在收到客户订金后方可开始生产,避免掉不必要的麻烦。

运输

将货物运送给客户或指定国家。常用的运输方式是海运,即使用货船运输;对于部分重量、体积较轻,货物价值较高,交货期较紧张的,会采用航空运输,费用与海运相比较为昂贵。

结汇、退税

结汇,将客户打来的外汇(如美金)兑换成人民币;退税,在完成有退税的产品出口后,申请税费退还。这些是公司财务部门的工作,但也是外贸流程不可或缺的重要部分。

下面是对一些重点流程的详细介绍。

报价详细介绍

报价格式

客户对我们的产品感兴趣后,接下来就告诉客户产品的价格,即报价。报价时需要说明交货方式、交货地点、货币及商品单位。我们通用的报价格式:

交易方式(使用贸易术语:FOB,CIF等,术语规定了交货方式)+交货地点+单价(含货币、商品单位)

报价举例:

FOBQingdao PortUSD2000/MT

贸易术语(价格术语)

定义:在国际贸易中,买卖双方所承担的义务,会影响到商品的价格。 在长期的国际贸易实践中,逐渐形成了把某些和价格密切相关的贸易条件与价格直接联系在一起,形成了若干种报价的模式。每一模式都规定了买卖双方在某些贸易条件中所承担的义务。用来说明这种义务的术语,称之为贸易术语。

所以,贸易术语规定了买家和卖家需要各自承担什么样的义务。

什么是义务?举个例子,从中国青岛运到印度孟买需要海路运输,我们报价时就要规定是否有义务承担运费,这就用到了贸易术语。我们的货物运到青岛港口的价格如果是2000美金/吨,而又不承担运费(30美金/吨)和海运保险费(65美金)的话,报价为:

FOB Qingdao Port USD2000/MT

其中FOB为贸易术语,后面紧跟装运港(一般是卖家所在国家港口),后面的USD2000/MT表示价格是每吨2000美金。

如我们需要我们承担运费而不承担保险费的话,可以写成:

CFR Mumbai Port USD2030/MT

其中贸易术语CFR后需紧跟目的港(及目的国港口),如本案例中的孟买Mumbai;后面的价格为含运费的价格,即2000+30美金。

如我们想承担运费和保险费的话,可以写成:

CIF Mumbai Port USD2095/MT

此时贸易术语CIF后也需紧跟目的港;价格应包含运费和保险,即2000+30+65美金。

一般来说我们最常用的贸易术语是FOB,CFR(也可以写成C&F)和CIF三种,其他外贸术语可供了解:

适用于海运和内河运输

FOB – Free On Board 装运港船上交货

CFR – Cost and Freight 成本加运费

CIF – Cost, Insurance and Freight 成本保险费加运费

FAS – Free Alongside Ship 装运港船边交货

适用于任何运输方式(如铁路、公路运输)

CIP – Carriage and Insurance Paid 运费/保险费付至目的地

CPT – Carriage Paid To 运费付至目的地

DAP – Delivered At Place 目的地交货

DAT – Delivered At Terminal 目的地或目的港的集散站交货

DDP – Delivered Duty Paid 完税后交货

EXW – Ex Works 工厂交货

FCA – Free Carrier 货交承运人

报价单的常规格式

正式给客户报价时会发给客户报价单(Quotation)。报价单除了含有最重要的价格外,还会标明:

数量、型号规格(尺寸)、付款方式、包装方式、报价单有效期和出货期等重要信息。一般每个公司都有自己的生成报价单的软件(ERP系统)或报价单模板。

下面是一份简单的报价单:

上面报价单中,

-“ABC”代表某种产品名称。

-数量“quantity”下的“7200 PCS by LCL”指的是一共7200件,拼箱。拼箱用“LCL”标记,表示你的货物连一个集装箱也装不满,和其他出口商的货物一起共用一个集装箱;如果货物较多,自己使用整个或几个集装箱,术语上叫“整箱”,用“FCL”标记。

-付款方式“payment term”是30%作为预付款由买家先行打给卖家,然后买家在看到货物已装船的凭证(通常是指提单复印件)后,支付尾款。

-后面三项依次是包装、价格有效期和货物生产期,不赘述了。

样品详细介绍

样品的寄送和跟踪是业务员与客户沟通很重要的一个阶段。一般客户对价格和供应商能力给与肯定后,会提出检测样品的要求。在判断样品合格后,下单的可能性就很大了。(除样品外,采购方一般还会综合考虑价格、交货期、服务等因素。)

样品的费用问题

样品的费用一般分为两块:样品本身价值和国际快递费用。常用的国际快递有:DHL、EMS、UPS、FedEx、TNT,也可以询问客户更倾向于哪一家快递。

当样品本身价值不高时(常见于化工品),可以免费提供给客户,只收取国际快递费用。这个时候建议先询问有没有上述五种快递的到付账号(到付账号用于货到付款,即样品寄到客户手里后直接从客户的账号中扣款),如没有到付账号再要求其打来国际快递费用。

当样品单价较高时,样品和快递费就都要收取了。

最常见比较快的的付款方式有西联(westernunion)和贝宝(paypal)。单纯从收款方来讲的话,西联比较好,手续费由汇款方支付,到款也比较快。而欧美客户一般倾向于贝宝。

样品寄送的技巧

-客户采购时往往不会只要一家供应商的样品,所以我们邮寄时附上业务员名片甚至公司图册,可以有效加深客户印象。

-除了要保证样品本身的质量外,也要考虑在邮寄过程中防湿防潮以及防摔等问题,包装一定要谨慎。

-寄出样品后应第一时间通知客户,告知样品的快递追踪号(Tracking Number),方便客户查收。

-在查到客户收到样品后,需要适当跟进客户对样品的检验进度,以促成订单。

签合同详细说明

流程

卖家制作合同或PI-发给客户确认-卖家签字盖章-买家签字盖章回传

注意点

一般进行到签单这一流程,客户打款就只是时间问题了(也不排除小部分客户签完PI就“失联”的例外情况发生)。所以临门一脚一定要多加小心,价格、数量、交期等重要的点一定不能写错,做完PI之后一定要反复检查。

下图就是一个PI的模板:

关于备货包装

关于备货期需要说明的是,一定不要将许诺客户的交货期直接报给工厂,而需在这个日期上提前几天,以免造成不必要的麻烦。

而关于包装,不同的产品的要求往往千差万别。例如常见化工品用常规牛皮纸袋包装即可,而服装类往往需要各款样衣十几页或几十页的包装说明册。所以在大货前,一定要根据产品特点和需要,跟客户沟通确认后再进行后续操作。

Copyright © 2022 Howtor.com | Privacy Policy