《外贸业务员101》(第1章) – 了解外贸业务员

什么是外贸业务员

“外贸业务员是从事对外贸易业务的销售人员”,所以我们的工作就是–将产品通过沟通卖给老外

那么外贸业务员平时都做些什么工作呢?举个例子,如果我们是一家做出口贸易的植物油厂外贸业务员,下面的内容将是我们工作中的一个常见例子:

在网上发布了一些自己工厂所产的葵花油的信息,几天后国外某家超市的采购人员看到了发布的信息并主动联系了我们,问了一些价格、付款方式、包装的问题,一番有效而愉悦的沟通后最后决定要买一个集装箱的葵花油,并给你打了预付款,你安排发货,随后也收到了尾款。

上面整个过程就是外贸业务员的工作流程了,简化一点就是:

了解产品-》找到客户(或客户找到你)》沟通-》预付款-》安排走货-》收到全款

看不太懂也没关系,后面会对每个步骤进行拆分、系统地讲解。其实真正操作的时候就会觉得其实非常简单,有些事情就是这样,真正做过一次才明白原来没有想象中的那么难。

不是每个外贸企业都会要求自己的外贸业务员操作上面的所有步骤的,现在有些外贸企业专门设有市场部来开发客户,后面安排走货也有专门的部门来负责,外贸业务员只要负责跟客户沟通就可以了;也有些外贸企业已经有长期稳定的合作客户了,外贸业务员的主要工作是维护这些现有客户。上面举的例子只是现在比较普遍的工作流程,能有一个整体的职业概念。

外贸业务员的收入有多少?有前途吗?

“男怕入错行,女怕嫁错郎”,关于薪资待遇和职业前景,相信是我们选择工作最关心的一个话题了。

外贸业务员的收入构成一般是基本工资+提成+年终奖(或分红)。以青岛为例,基本工资一般会在2000-4000元左右,提成一般是销售额的1-3%(或者是利润的5-30%,不同产品差别较大),年终奖视企业全年的运营情况而定,几千到几十万都有。正常来说,一个在同一个行业有1-2年工作经验,勤奋肯学、运气又不是太差的外贸业务员,年收入达到6位数字是很正常的。

关于外贸业务员的前途,外贸业务员的职业发展方向一般有两种,一个是晋升成为大型外贸企业的销售高管,一个是积累足够经验、人脉和资金后自主创业开公司,这两个方向都有枚不胜举的成功例子。

那么多久才能达到这样的目标呢?这里没有一个准确的答案,勤奋再加上运气不是太坏的话,大约需要2-5年。但是注意一点,在你的职业生涯中尽量不要换行业,否则会将这个时间无限延长!

做外贸业务员最爽的地方和最不爽的地方…

每个工作都有自己的优点和缺点,外贸业务员更是如此。

优点

-高收入。毋庸置疑,一个非常成功的外贸业务员年收入甚至可以超过一家小企业的年销售额,收入之高令人咂舌。一般来说,一名待在一个行业里工作3-5年的老业务员年收入基本都能到六位数字,稍微优秀点的可以到七位数字。我认识一个85后做LED灯的小姑娘,刚工作两年就在深圳买了两套房子了,怎么做到的?聪明、好学!首先她对产品钻研得很透彻,另外还自学了网站建设和网络推广,单单一年用网站的询盘就做了两千多万的订单。总之行业内有数不尽的优秀案例,只要肯吃苦,收入完全不成问题。

-极佳的外语环境。如果你喜欢说英语,外贸业务员绝对是最适合的职业之一了。每天24小时都可以跟老外聊天,无论是邮件还是电话(有很多软件打国际长途并不花钱)。此外,外贸出口企业每年也会定期让外贸业务参加一些国外展会来开发客户,让你有面对面与国外客户沟通的机会。

-稳定。很难相信业务员和稳定联系起来吧,其实外贸业务员是一个不断积累客户、出单的循环过程,等到客户数量积累到一定程度,订单就开始稳定的增长,工作方式、收入、公司地位也就都稳定下来。(每个客户都是由指定业务员跟进,除非业务员离职,极少出现更换业务员的情况)

缺点

-入职门槛相对较高。在招聘网站搜一下你就会发现,外贸业务员的职位要求一般是需要一年以上工作经验,流利的外语沟通能力和基础的外贸知识,这些显然限制了新人进入外贸职场。而新人要做的就是足够优秀,让外贸企业重视肯花时间和精力来培养你。本书会包含一些老资历的外贸业务员都未必了解的业务知识和技能,以及到外贸企业的面试技巧,提高新人在职场中的含金量。

-新人压力大。职业压力是每个行业都会有的,在业务员这行会更加突出。作为新人,足够的抗压能力和适应能力是必须的。

-工作时间不固定。外贸业务员虽然是个朝九晚五的工作,但是非工作时间加班也并不少见。你的客户都是来自不同国家不同时区的,所以有紧急的事情要跟客户电话沟通时,就要牺牲自己的休息时间了。不过,这也给了勤奋的业务员超越别人的机会。

外贸业务员基本素质

有些朋友一直犹豫的不是在想不想做外贸,而是自己能不能做外贸。按照我的经验,只要肯学,哪怕现在你对外贸一窍不通,也不会有太大问题:有太多的成功外贸业务员是从别的行业转过来的,他们当中有货代、报关员、报检员、老师、国内业务员、工厂技术等等等等。

最基础的英文能力

这里我说“最基础”,是不想让还没接触外贸业务的朋友先被英语这关给吓到了。

大家都是从小学就学英语,一直到高中、大学毕业,说有十年的英语基础不过分吧。觉得自己英文不好的都是不想学的,一开始就否定自己肯定学不好。如果从现在开始努力,开始每天熟背外贸英语三百句,不出两个月英文硬件方面就没有太大问题了。想做外贸业务员的朋友应该都是有点英语基础的吧–“极度痛恨”英文的也不会选择这一行了。

英语方面,花点功夫把商务英语的词汇、句子都给背下来,后面多看点美剧练练听力,随着跟客户的沟通,英语交流能力会很快提高。接触了不少优秀的外贸业务员,其中不乏英文只能勉强过关的,业务同样可以做到公司第一–语言是沟通的工具,客户能清楚地明白就好。记得有个朋友之前是销售海关数据的,每天扫楼(每个楼层一家一家的敲门推销)、打电话,锻炼的沟通能力特别强,英语方面完全没优势,但肯拼、好学,做外贸业务员第二年就做业务经理了。

了解外贸基础常识

虽然本人大学时我花了几年学这个专业,也考了大大小小各种外贸证书(在那个打了鸡血的年代,连报关证、报检证这些不太沾边的都给考出来了…)。后来从事外贸这一行才发现,实际外贸业务员能用到的知识真是微乎其微。

如果你对外贸完全不了解,希望仔细研读本书第三章的外贸流程方面的内容,有不明白的地方欢迎留言或者问度娘。

自学能力

既然外贸业务员要求的英文能力和外贸知识储备都不是那么高,那岂不是人人都能做好了?!事实上并没有这么简单,优秀外贸业务员应该是外贸行业的多面手:现在外贸公司的人员配置一般较简单(北方更甚),有些甚至除了一个兼职会计外,全是外贸业务员。这就导致业务员的工作内容较为繁杂:

负责找客户(展会、谷歌或黄页搜索、B2B传产品:产品关键词收集整理、拍照、PS图片、写产品文案、更新产品),跟客户沟通,跟工厂问价格,自己做合同、单据,联系货代,客户催款、安排走货,甚至银行结汇……

这逆天的工作内容也就解释了为什么有相当一部分外贸公司的老板都是外贸业务员出身了。工作看起来虽然比较繁琐,说到底还是熟能生巧的过程。记得当时入行刚出单,信用证、结汇一系列工作都没操作过,自己硬着头皮也顺利走下来了,遇到事儿就多问么。记得当时中国银行的电话都被我打爆了,后来还跟银行的职员成了朋友,呵。所以,自学能力对于外贸业务员来说非常重要。

另外,想要成为优秀的外贸业务员,我们应该学习一项擅长、引以为傲的技能或特长,这才是你与别的外贸业务员不同之处,也是你最“值钱”的地方。我整理了一些所接触优秀外贸业务员的长处,如果有一、两个你做的很好的话,基本上就可以算作一个优秀外贸业务员了:

1.客户开发能力

开发客户是业务员的主要工作,这方面能力强的人,无疑就具备了无与伦比的优势。开发客户的方法有成百上千种,根据每个产品、行业也各不相同,一个优秀的业务员至少要擅长其中一到两种。从书的第四章开始也会讲外贸业务员开发客户的几种常用方法,给大家拓展下思路。

2.沟通客户能力

这里说的沟通能力可绝不单单指的是你的英语口语或者单词量。一个拥有出色沟通能力的外贸业务即使英文不好也能跟客户零障碍沟通。我就认识一英语不是很好的业务大牛,口语实在不敢恭维,整天没事儿就拿个杯子在各个办公室闲逛(他们公司做轮胎出口的,规模非常大,租了整层写字楼),悠哉悠哉地嚷嚷着人生如梦,一眼看去大闲人一个。但是令人想不到的是,这个“大闲人”竟然是全公司连续几个月的销售冠军。我反复分析,这完全得益于他变态的客户沟通能力:他有个徒弟,每次在SKYPE(聊天工具)上与客户聊不下去了、对方不说话了,就请他出马“代聊”,结果每次只要发几个字,客户那边立马又有回复了,牛吧。

3.客户跟踪能力

有百分之八十的客户是在第2-7次跟踪后产生的,客户的跟踪尤为重要。坚持是一个方面,每次跟踪客户的方式方法也都有很大学问–一味每周机械性地给客户发邮件,问客户对产品有没有兴趣,相信没多久就被客户加黑名单了。

一般上规模的客户的采购人员都会先找一定数量的供应商来报价,然后对报价的供应商进行比较筛选(一般价格过高或过低的都不会选用),最后来决定供应商。因为整个采购有一个时间过程,善于跟踪的业务员懂得适时地跟踪客户来加深采购对公司的印象,加大成交几率。这样即使当时未能成单,也可以在客户下次采购时再次营销。

4.大局观

一位经验老道的业务员懂得在沟通的各个阶段使用不同的交流方式,且善于把握整个大局的节奏。再举个例子:有个89年的姑娘(现已结婚,呵)从毕业就一直在一个外贸公司做外贸业务,可以说见证了公司从起步到发展的全过程,出单量一直保持在公司第一(每个月能做到一两百万美金的样子)。她的特点就是大局观相当好,能够牢牢把握住客户的节奏,让客户的思路跟着自己走。这样,公司的几个大客户都是她开发的,出货也都一直很稳定。

5.超高情商

有时优秀的业务员还表现在情商上,这方面的优势可以大大加快客户打款下单节奏。还记得我前面提过一位销售海关数据的姐嘛,她给我的印象就是三个字“高情商”!感觉她跟客户无论遇到什么样的问题,都可以经过一份简单的邮件或者电话来解决掉,这也直接加大了客户黏度和询盘的转化率。像这位姐的询盘转化率最好的月份可以达到20%(收到5封询盘就能成交一个),而且成单的最快时间仅需两天(从收到询盘到客户打款)!

6.用心

如果说前面五个特质都需要在工作中不断积累养成,那么“用心”这点是我觉得外贸新手非常重要也最容易做到的:像邮件的书写、报价单的制作、打电话前查看客户的当地时间是否适宜等等等等。“用心”包含了太多太多方面,业务员是否用心和替客户着想,客户是可以感觉到的。

不适合做外贸业务员的人

俗话说“行行出状元”,每个职业专心做了都能成功。但是同样的,没有哪个职业能让全部人都致富的,外贸业务员作为极具挑战性的职业更是如此。我们性格的不同决定了我们更加适合做业务还是搞技术,在选择外贸业务员之前要考虑下自己的性格弱点和做事风格。

自主性差的人不适合

自主性差是指,自己不太上心业务订单,把开发客户、沟通客户当成任务来做,按点上下班,无论多紧急的业务状况也不愿意在家写邮件。要知道,外贸业务员与外贸企业的关系更像是合作,公司没有兴趣逼着你做什么事儿,业务员需要主动开发客户、下单才有提成赚。刚入职的外贸业务员通常有3-6个月开发客户的客户积累期,在这段时间不出单是很正常的。开发客户前需要学习公司的主营产品,这段时间一般不会超过2个月(视产品而定)。新人必须抓住这段时间尽快熟悉产品,不懂就问,否则后面成单的机会渺茫。我所见过不满半年就离开公司的业务员们,有一半以上都还没了解透产品,这样不论是对公司还是对业务员,都是一种时间的浪费。

做事无条理性不适合

之前我们谈过关于外贸业务员的工作内容,涉及的领域会比较繁杂:一方面要分配手里的资源和精力来开发客户;一方面跟现有客户沟通促成订单,而每个客户进行到哪个阶段都要做到心里有数。这样,如果业务员没有足够计划性、条理性,客户一多就会焦头烂额,业务上很快到达瓶颈,容易开始厌倦这份工作。

在这一点上在服装行业尤为明显–客户从接触到下单往往需要漫长的沟通、打样(制作样衣)的过程:从服装的整体造型(客户刚开始会给供应商一些自己想要开发的衣服款型,供应商照着照片做样衣)到一个小扣子的颜色和材质,每款样衣就要来来回回制作个十来次,而每次收到样衣客户都给一次修改意见,这样十几个款式下来,如果没有条理和计划的话问题非常严重。

行动起来

好了,到这里相信你已经对外贸业务员有了大致的了解了,现在该仔细思考做决定了:是否要踏入外贸业务员这一行业。